A Lumberfa Kft. belső visszaélés-bejelentő rendszere

1. A belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozásának kötelezettsége

A Lumberfa Korlátolt felelősségű társaság, (a továbbiakban: Lumberfa Kft.), a jogszerű működésének biztosítása érdekében belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet. A visszaélés-bejelentési rendszer célja, a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményekkel vagy mulasztásokkal, illetve egyéb visszaélésekkel kapcsolatos bejelentett információk vizsgálata a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: Panasztv.) foglalt követelményeknek megfelelően.

Belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője: Az Lumberfa Kft. Compliance és Adatvédelem szakterülete.

2. Mit lehet bejelenteni, hogy különíthető el a bejelentés más bejelentéstől

A Panasztv. 20. § (1) bekezdése szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

A Panasztv. hatálya alá nem tartozó bejelentés esetén a bejelentőt írásban vagy elektronikus úton a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője értesíti arról, hogy az adott bejelentés kivizsgálására az Lumberfa Kft., más kivizsgáló szerve rendelkezik hatáskörrel, ebben az esetben az áttételről is gondoskodik a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője – vagy arról, hogy nem rendelkezik hatáskörrel.

3. Ki tehet bejelentést?

A belső visszaélés-bejelentési rendszerbe a Panasztv. 20. § (2) (3) bekezdése alapján bejelentést tehet

• az Lumberfa Kft. által foglalkoztatott,
• az a foglalkoztatott, akinek az Lumberfa Kft-nél   fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
• az Lumberfa Kft-vel  foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
• az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha az Lumberfa Kft-vel szerződéses kapcsolatban áll,
• a gazdaságfejlesztési miniszter, az Lumberfa Kft. Igazgatóságának és  Felügyelőbizottságának tagja, valamint az Lumberfa Kft. vezérigazgatója,
• az Lumberfa Kft-vel szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
• az Lumberfa Kft-nél tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
• az Lumberfa Kft-vel jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
• az a személy, akinek jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata az Lumberfa Kft-vel megszűnt.

A bejelentőket a bejelentésükkel kapcsolatban nem érheti semmilyen hátrányos intézkedés. A bejelentő védelmére a Panasztv. II. fejezet 8. alcíme alkalmazandó. 

4. Bejelentés módja

A belső visszaélés-bejelentés megtételekor az eredményes vizsgálat érdekében a bejelentőnek az alábbi adatokat javasolt megadni:  

• nevét,
• munkakörét (volt munkakörét vagy pályázott munkakörét)
• szerződéses jogviszonyával kapcsolatos minden olyan információt, mely alapján a szerződéses jogviszony igazolható. (szerződéses felek esetén)
• elérhetőségét (e-mai cím, telefonszám).

Névtelen bejelentés esetén a bejelentő felhívható – amennyiben ez a bejelentés hatékony kivizsgálása céljából elengedhetetlen, és a bejelentő elérhetősége rendelkezésre áll – a nevének megadására. Amennyiben bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg a bejelentés vizsgálata mellőzhető (Panasztv. 22. § (6) bek. a) pontja alapján).

A bejelentés során szükséges megadni a bejelentésben érintett, kifogásolt személyek és szervezetek nevét, az eset részletes leírását és az eset kapcsán felmerült valamennyi lényeges információt, valamint bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

Bejelentés megtételének módja

• a belső visszaélés-bejelentési rendszer www.lumberfa.hu internetes felületén megadott elérhetőségen keresztül
• elektronikus levél formájában: belsovisszaelesbejelentes@lumberfa.hu
• a fenn megadott elérhetőségen személyes egyeztetés érdekében, időpontegyeztetést követően személyesen szóban a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjénél
• papír alapon az Lumberfa Kft. székhelyén (8492 Kerta, Vasútállomás, Hrsz. 011/2.)  elhelyezett bejelentések fogadására létrehozott postaládába történő elhelyezéssel.

Elektronikus formában benyújtott bejelentés esetén automatikus válasz kerül kiküldésre a beérkezésről és az eljárás lezárását kapcsolatban a bejelentés lezárásáról. 

Az Lumberfa Kft. nem tud felelősséget vállalni azon ügyek kivizsgálásának elmaradásáért, amely elektronikus bejelentéseket automatikusan működő védelmi szoftverek (víruskereső, spamszűrő) tevékenységének eredményeként vagy egyéb technikai ok miatt nem jut el a címzett e-mailcímre. Ezen esetekben nincs automatikus visszaigazolás a bejelentés megérkezéséről.

5. Bejelentés vizsgálatának mellőzése

A bejelentések esetében a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető

• a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
• a bejelentést nem a személyi hatály szerinti erre jogosult bejelentő személy tette meg,
• a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
  • a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

6. Kivizsgálás:

A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője részletesen tájékoztatja a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. Az adatvédelmi tájékoztató csatoltan jelen tájékoztatás alatt is megtalálható. 

Az Lumberfa Kft. a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is bármikor kifejthesse, és bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása nem történik meg a vizsgálat megindításakor abban az esetben, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

Az Lumberfa Kft. a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül köteles a bejelentésben foglaltak kivizsgálására. A bejelentés kivizsgálására legfeljebb annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.

A bejelentőt a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a bejelentés mellőzéséről és a mellőzés indokáról írásban tájékoztatja a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül.

7. Bejelentéssel kapcsolatos intézkedés

Miután a bejelentést az Lumberfa Kft. kivizsgálja, a bejelentőt a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedik a feljelentés megtételéről.

Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti az Lumberfa Kft. belső szabályzatait vagy a munkaviszonyra vonatkozó szabályokat, úgy az Lumberfa Kft. mint munkáltató az érintett munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.

Ha a vizsgálat a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, az eljárást az Lumberfa Kft. lezárja és erről a bejelentőt tájékoztatja.